Digitale Auftragsverwaltung für effizientes Informationsmanagement I
Umsetzungsprojekt mit der Harth GmbH
Gemeinsam mit der Firma Harth Heizung-Sanitär GmbH & Co. KG aus Osthessen entwickelt das Mittelstand-Digital Zentrum Darmstadt eine Strategie für eine digitale Auftragsverwaltung. Anstoß für die Zusammenarbeit ist die gegenwärtig sehr heterogene Auftragsverwaltung: So werden planbare Aufträge über das bestehende IT-System verwaltet, aber zusätzlich existieren papierbasierte Auftragsbücher, mündliche Absprachen sowie kurzfristige Notfälle, bei denen Aufträge erst im Nachgang erstellt werden können. Daraus folgt ein erheblicher Verwaltungsmehraufwand für die Koordination zwischen bestehenden Aufträgen und Monteuren im Feld sowie eine zusätzliche Nacharbeit für den einheitlichen Abschluss aller Aufträge. Die Zusammenarbeit gründet auf einem im Vorfeld durchgeführten Fachgespräch, bei dem die Ideen des Unternehmens aufgegriffen und ausformuliert wurden.
Ziel des gemeinsamen Projekts ist daher, ein Auftragsverwaltungssystem zu realisieren, mit dem sich sowohl frühzeitig planbare Arbeiten als auch kurzfristige, dringende Kundenanfragen verwalten lassen. Zur Verwaltung der Aufträge wird auch die Bereitstellung von auftragsrelevanten Informationen für die Mitarbeiter im Feld gezählt. Das Unternehmen hat bereits eigene Ansätze dafür entwickelt: Die Erstellung einer digitalen Auftragsakte mit Informationen zur Tätigkeit, dem geplanten Arbeitsumfang, Kundenkontaktdaten, benötigter Ersatzteilliste sowie die Rückführung tatsächlich durchgeführter Tätigkeiten an die Buchführung.
Das Kompetenzzentrum unterstützt das umfangreiche Vorhaben der Firma Harth durch eine ganzheitliche Prozessbetrachtung und Analyse. Firmenspezifische Ideen, Ansätze und Herausforderungen werden fokussiert und bei der Auswahl eines am Markt verfügbaren Systems berücksichtigt. Maßgeblich soll das Unternehmen bei der Entwicklung eines digitalen Verwaltungsprozesses unterstützt werden. Dieser ist die Grundlage eines effizienten Informationsmanagements, das sowohl Mitarbeitern als auch Kunden einen Mehrwert liefert. Für die Mitarbeiter verspricht der Ansatz einen reduzierten Verwaltungsaufwand und eine Konzentration auf das Kerngeschäft, wohingegen Kunden sich über frühzeitige Termine freuen können.
